Competenze
Riceve le istanze e le comunicazioni destinate agli uffici del Comune e protocolla le istanze e le comunicazioni inviate tramite PEC o e-mail.
L'Ufficio Protocollo è il punto di ingresso e di uscita di tutte le comunicazioni ufficiali del Comune. Si occupa della registrazione, della gestione e dell'archiviazione dei documenti ricevuti e inviati dall'Ente, garantendo che ogni pratica venga correttamente presa in carico e indirizzata all'ufficio competente.
Ogni documento ricevuto viene registrato con un numero progressivo, una data certa e una classificazione che ne consentono la corretta gestione e conservazione nel patrimonio documentale del Comune.
L'Ufficio Protocollo si occupa di:
- attribuire valore legale alle comunicazioni ricevute e inviate
- garantire la tracciabilità delle pratiche e dei documenti
- assicurare il corretto smistamento delle comunicazioni agli uffici competenti
- gestire la corrispondenza in entrata e in uscita, comprese PEC, e-mail e notifiche
- registrare in ordine cronologico tutti i documenti indirizzati al Comune e quelli prodotti dall’Ente
- gestire la casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) e altre caselle di posta elettronica istituzionali
- assegnare e smistare i documenti agli uffici competenti per la loro lavorazione
- registrare e consegnare agli interessati gli atti depositati presso la Casa comunale, tramite lo sportello 20
- curare la spedizione della corrispondenza cartacea prodotta dagli uffici comunali
- pubblicare gli atti all’Albo Pretorio online
- gestire e aggiornare l’archivio comunale informatico.